Администратор бизнес центра должностная инструкция. Должностная инструкция администратора, должностные обязанности администратора, образец должностной инструкции администратора

Должностная инструкция администратора — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОБРАЗЕЦ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(подпись) (инициалы, фамилия)

Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. (Должностная инструкция администратора образец)

1.3. Администратор должен знать:

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) _______________________________________________;
• настоящей должностной инструкцией;
• _____________________________________________________________________

1.5. Администратор подчиняется непосредственно ________________________ (наименование должности руководителя).

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

Должностные обязанности

А дминистратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. (Должностная инструкция администратора образец)

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3.11. ________________________________________________________________ (иные обязанности).

Права

А дминистратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации. (Должностная инструкция администратора образец)

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________ (иные права).

Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

• — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; (Должностная инструкция администратора образец)
• — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• — за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), _________________________________ (реквизиты иных актов и документов). (Должностная инструкция администратора образец)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). (Должностная инструкция администратора образец)

6.3. ___________________________________________________________________.

Образцы документов

© Должностная инструкция администратора образец

Представленный образец должностной инструкции администратора подойдет для регулирования работы администратора салона красоты. Также его можно использовать при написании должностной инструкции администратора гостиницы или клуба. Добавьте в текст документа специфические должностные обязанности администратора, характерные для вашей организации.

Должностная инструкция администратора

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом.
1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность администратора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
1.6. Администратор должен знать:
- законы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам оказания услуг;
- структуру организации, должностные обязанности и полномочия работников организации, режим их работы;
- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг.
1.7. Администратор руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности администратора

Администратор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
2.3. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
2.6. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
2.7. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
2.8. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права администратора

Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция администратора регламентирует трудовые взаимоотношения. Она содержит функциональные обязанности, права, виды ответственности работника, порядок подчинения, занятия, освобождения его от должности, требования к опыту, образованию.

Документ создает руководитель подразделения. Утверждает генеральный директор организации.

Предоставленную ниже типовую форму можно использовать при подготовке должностной инструкции администратора торгового зала, фитнес клуба, магазина, гостиницы, салона красоты, ресторана (кафе) и т.п.

Ряд положений инструкции может отличаться в зависимости от специализации учреждения.

Образец типовой должностной инструкции администратора

Администратор магазина

Администратор магазина налаживает и управляет работой торгового заведения, оформляет помещения. Специалист следит за расположением товаров, наличием и верностью содержания ценников. В его задачи входит соблюдение правил торговли, консультирование посетителей.

Специфические обязанности администратора магазина:

1. Контроль своевременного пополнения ассортимента товаров, применения технологического, торгового оборудования.

2. Принятие мер к ускорению обслуживания посетителей.

3. Участие в приеме, учете товарно-материальных ценностей.

Администратор гостиницы

Администратор гостиницы встречает, регистрирует, размещает посетителей заведения. В его обязанности входит обеспечение своевременной доставки багажа клиента в номер, информирование о правилах учреждения, услугах.

Специфические обязанности администратора гостиницы:

1. Выдача ключей клиентам.

2. Передача корреспонденции, адресованной клиентам.

3. Обеспечение исправного функционирования, своевременного ремонта оборудования.

4. Контроль за исполнением дисциплины со стороны клиентов.

Администратор салона

Администратор салона красоты записывает, принимает клиентов учреждения. В его задачи входит обеспечение комфортного пребывания, обслуживания посетителей, консультирование об услугах, акциях заведения.

Специфические обязанности администратора салона красоты:

1. Отпуск продукции, представленной в учреждении.

2. Налаживание организационного, технического обеспечения деятельности персонала заведения.

3. Планирование графика посещения специалистов учреждения.

Администратор ресторана (кафе)

Администратор ресторана (кафе) управляет работой заведения. Он подбирает персонал, обучат его, встречает, провожает посетителей, налаживает трудовые процессы, разрешает вопросы, рассматривает предложения, замечания посетителей.

Специфические обязанности администратора ресторана (кафе):

1. Ведение коммуникации с деловыми партнерами, контрагентами, государственными органами.

2. Составление планов деятельности заведения.

3. Ведение закупок товаров, услуг.

4. Контроль финансовых, текущих отчетных документов.

Администратор выполняет большой объем задач, и их важно ставить конкретно. Предлагаем вашему вниманию готовую должностную инструкцию, а также обзор некоторых аспектов работы руководящего сотрудника.

Именно встреча с администратором становится началом посещения компании. Он встречает гостей, помогает выбрать подходящую процедуру, презентует дополнительные услуги. Кроме того, в функции сотрудника входит расчет клиента, продажа и т.п.

Профессиональный, ответственный работник – важное условие успеха всего вашего бизнеса. Управляющие могут быть двух типов:

1. Помощник. Встречает гостей, предлагает напитки, ориентирует по услугам.
2. Старший сотрудник. Уполномочен регулировать запись, спорные моменты в вопросах обслуживания, формировать заказ косметики и необходимых инструментов. Так его обязанности включают решение хозяйственных вопросов и конфликтных ситуаций с посетителями.

Права администратора

1. Знакомиться с проектами решений руководства о его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложений, направленных на совершенствование работы, предусмотренной обязанностями в рамках настоящей инструкции.
3. В рамках своей компетенции выносить предложения для непосредственного руководства по всем недостаткам, выявленным в ходе работы, с внесением предложений для их устранения.
4. Запрашивание лично либо по поручению руководства от подразделений и других специалистов документы и сведения, которые требуются для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Привлечение специалистов всех структурных подразделений для решения задач, которые на него возложены.
6. Требовать от руководства содействовать в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Планирование работы, а также всех сотрудников - важный этап структурированного подхода к бизнесу. Мы предлагаем вам воспользоваться отличным инструментом планирования, оптимизации и автоматизации бьюти-бизнеса - программой "Арника".

Во-первых, это значительно упростит функционал админа, во-вторых, лишит всякой неразберихи в графиках работы (а их составление порой приносит немало проблем ответственному лицу), в-третьих, позволит в режиме онлайн следит за работой из любой точки мира, а мастера при этом получат доступ к мобильному приложению со всей необходимой рабочей информацией.

Кому подчиняется

Чтобы не возникало споров, установите четкую и конкретную иерархию: администратор находится в подчинении непосредственно у директора заведения, руководителя соответствующего структурного подразделения либо владельца. Когда сотрудник отсутствует (по болезни, во время отпуска и др.), исполнением его обязанностей занимается лицо, назначенное в установленном порядке, наделяющееся соответствующими правами и ответственностью за исполнение соответствующих обязанностей. В том числе, этим лицом может выступать сам директор либо старший специалист.

Елена Калетина, консультант по подбору персонала «Кадровые технологии»:

Многие руководители особое внимание уделяют личным качествам. Вне зависимости от опыта претендента, он может столкнуться с отказом при несоответствии своего характера ожиданиям работодателя. Он работает в коллективе, возлагается требование по способности нахождения общего языка со всеми мастерами и другими сотрудниками.

При этом он является правой рукой руководителя, важно быть не только профессионалом, но и человеком, вызывающим доверие.

Обычно владелец и директор - один и тот же человек, и, как правило, это женщина. Такие руководители опасаются – что-то может нарушить распорядок их компании. Они часто считают предприятие своим домом, с заведенным укладом. Поэтому заранее часто критично и подозрительно относятся к управляющему. Соответственно, возникает проблема постоянного контроля по мелочам и чрезмерной опеки нового сотрудника. И при этом нет стандартов должностных обязанностей.

Гораздо проще было бы организовать работу при наличии четкой должностной инструкции, которая предписывала бы подходящий порядок действий в конкретной ситуации.

К чему приведут грубые ошибки в работе

Следствием несоблюдения правил обслуживания клиентов становится психологический дискомфорт в заведении. Подобный инцидент может привести к потере клиента. Размер финансовых потерь по причине некачественного обслуживания одного клиента является действительно значимой суммой.

Строится ориентировочный расчет примерно по следующему принципу. Если в среднем клиент платит 60 долларов в месяц, то годовые потери при расставании с ним составят 720 долларов. Но на этом потери не ограничиваются. Ведь психологи утверждают – недовольный клиент передает свое негативное отношение и 10 своим знакомым. А каждый из них будет делиться этой информацией со своими друзьями – не лучшее «сарафанное радио» получается. Итого количество потенциальных клиентов составляет 60 человек.

Неудовлетворительное обслуживание может быть вызвано множеством причин – грубость работников, невнимание к вопросам клиента, некачественная уборка, беспорядок в холле, неправильный подход к решению конфликтных ситуаций с клиентами. Не искоренена проблема и «советского ненавязчивого сервиса и обслуживания», когда администратор не уделяет внимание и всем своим видом и действиями дает понять, что вопросы и потребности клиента мало кого интересуют.

Разберемся, что входит в обязанности и почему эта должность одна из ключевых.

Контролировать работу сотрудников и качество исполняемых ими обязанностей вы можете в режиме онлайн в удобной программе Арника. Попробуйте сейчас.

Вести учет работы

Обязанности сотрудника

Администратор обязан организовать качественное обслуживание клиентов. Для этого он координирует большинство бизнес-процессов, обеспечивая необходимыми материалами и информацией клиента, персонал, руководителя.

Администратор относится к категории специалистов либо руководителей. В зависимости от круга обязанностей и степени самостоятельности в принятии решений, может быть присвоена квалификация – «старший» или «ведущий».

Основные задачи и функции

Должен выполнять ряд функций. Приводим их в таблице ниже.

Обязанности администратора разделяют на тематические блоки. Разберемся, что должен делать администратор:

1. Организация и планирование деятельности, цель которой – сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов. То есть контроль над эффективным использованием материальных, технических и трудовых ресурсов в процессе деятельности, работа над сокращением издержек. Учет и своевременное предоставление отчетности руководству.

2. Работа с кассовым аппаратом. Выдача чеков, прием оплаты за оказанные услуги.

ВАЖНО
Значимое требование - знание правовых актов, действующего законодательства. Эти знания могут потребоваться в разных направлениях работы – от представления интересов собственника при проверках до разработок рекламных акций с соблюдениями требований закона "О рекламе" и "О связи".

3. Работа с персоналом: вести табель учета рабочего времени, контролировать соблюдение рабочего графика, внешний вид сотрудников (дресс-код и униформа).

4. Контроль чистоты, правил и норм охраны труда, техники безопасности при обслуживании клиентов.

5. Системная работа с клиентской базой: ведение, обновление и пополнение, а также работа по формированию лояльности (рассылка по клиентам информации, поздравлений, напоминаний и пр.)

https://ru.freepik.com

6. Общение с клиентами, а именно – ответы на все входящие звонки, консультация (услуги, цены, продукция) и запись клиентов - это также должен делать администратор. Сюда же отнесем встречу клиента, ведение клиента до мастера (знакомство с мастером), сопровождение клиента после оказания услуги, а также сбор информации для последующего использования ее в качестве основы новых акций.

7. Поскольку он обязан контролировать ведение рекламных и прочих акций, его могут просить применять на практике основы маркетинга, рекламы и мерчендайзинга.

8. В небольших офисах работа в чем-то аналогична работе офис-менеджера – он отвечает за работоспособность, отслеживает наличие бумаги в принтере, канцтоваров, туалетной бумаги в туалетах.

Также регулирует возникающие конфликты, ведет книгу отзывов, работает с претензиями.

В обязанности входит выполнение разовых поручений руководителя

Елена Валеева, директор студии «Наталия» (Калининград): «В обязанности входит отвечать на телефонные звонки, записывать, консультировать клиента, координировать работу специалистов, помогать в выборе подходящих процедур, предлагать и показывать дополнительные услуги, продавать косметику для домашнего ухода, контролировать наличие необходимых средств, исправность аппаратуры, производить денежные расчеты, расчет заработной платы сотрудников. Важны тактичность и профессионализм в работе. Опытный, ответственный и надежный работник – опора руководителя и залог развития компании. Принимая на работу управленца, обращаем внимание в первую очередь на личные качества, профессиональным можно и доучить».

Требования

К администратору предъявляются определенные требования. Так, он должен обладать следующими знаниями:

• основы маркетинга и принципы работы рекламы
• основы экономики, организации работы
• ПК и основные программы, например, 1С
• особенности сферы, например, косметологии, нейл-индустрии, визажа
• правила внутреннего трудового распорядка
• основы психологии
• этические нормы.

https://www.pexels.com

Помимо этого должны быть определенные умения. Обычно для этой профессии требуются управленческие и организационные навыки, навыки проведения и анализа маркетинговых активностей, навыки работы мерчендайзера и дизайнера по оформлению.

Права

У администратора есть определенные права. К ним относятся:

• требование от директора создать благоприятные и соответствующие требованиям законодательства условия труда
• получение информации о всех решениях руководителя, если они связаны с непосредственным исполнением трудовых функций
• информирование руководителя о проблемах в работе предприятия и участие в их устранении
• принятие самостоятельных решений, входящих в перечень его компетенций
• внесение предложений, касающихся исполнения трудовых функций или деятельности.

Ответственность

• халатное отношение к обязанностям
• несоблюдение распоряжений директора
• нарушение коммерческой тайны
• нарушение внутреннего трудового распорядка, дисциплины, техники безопасности и правил пожарной безопасности.

Администратор – настоящее лицо компании. Он не только регулирует и организует работу, но и знакомит с услугами клиента и зачастую является определяющими фактором выбора того или иного предприятия клиентом.